근거문서 및 CRF의 이해(1) - 23년 임상시험 QA신규자 과정 공부 (국가임상시험지원재단)

1. 근거자료 및 근거문서의 이해

1) 정의

- 근거자료(Source Data) =  임상시험을 재현 또는 평가하는데 필요한 관련 임상소견, 관찰, 그밖의 행위 등이 기록된 원본 또는 원본의 공식 사본이 담겨있는 모든 정보

- 근거문서(Source document) = 근거자료를 담고있는 모든 문서(전자문서 포함)

2) 근거문서

- 임상시험을 통해 얻어진 정보가 정확하고 신뢰할 수 있는 유효한 정보인지 여부 및, 임상시험 시험대상자의 권익 보호가 적절하게 이뤄졌는지 확인하는 것이 중요

- 모니터요원은 임상시험 시작전에 근거문서의 종류와 위치 등에 대한 사전 논의 후 문서화 필요

 

2. CRF개발의 이해

1) 증례기록서란

- 임상시험에서 시험대상자들로부터 수집되는 자료를 기록하기 위해 사용하는 도구

- 임상시험에서 자료 수집 과정을 표준화하고 의학, 통계, 관련 규정 및 데이터 관리 측면에서 요구하는 다양한 요구사항들을 만족시킬 수 있어야 함

 

2) 증례기록서의 개발

- 개발 시 고려사항

   연구 목적과 유효성 평가항목(변수)에 따른 임상 정보 수집 항목이 증례기록서에 모두 포함되어야 함. 

   증례기록서의 여러 페이지에서 동일한 자료를 반복해서 수집하지 않음

   질문은 간단 명료하게 기술, 답변은 단답 또는 체크박스, 옵션박스 등을 이용해 수집, 서술식 필드는 가능한 자제함.

   예상 답변은 공란이 되지 않도록 NA 체크박스를 포함함.

   증례기록서의 연구종료 페이지는 연구종료에 대한 모든 정보를 포함함

 

- 증례기록서 작성 지침서

   일반 규칙

   수정 절차

   시험자 서명

   내용 입력 규칙

   미시행/적용되지 않음/ 알 수 없음에 대한 규칙

   누락자료/부정확한 자료의 입력에 대한 규칙

   누락된 방문/비정규 방문에 대한 입력 사항

   중도 탈락된 시험대상자에 대한 입력 규칙

 

3. 권한 관리의 이해

1) 관련 규정

 KGCP 제7호 자목, KGCP 제8호 머목 하, FDA 21CFR Part 11

2) 권한 부여시 고려사항

- 모니터요원은 임상시험 시작 전에, CRF 작성 및 서명과 관련된 업무가 연구진에게 적절하게 위임되었는지 확인할 필요

- 입력된 자료에 대한 정확성, 타당성, 완결성의 검증 및 확인 과정이 완료되면 데이터베이스에 있는 자료에 대한 어떤 수정, 추가, 삭제 등을 위한 접근을 할 수 없도록 접근권한에 대한 제한을 하는 일련의 절차 및 업무인 DATABASE LOCK을 진행

 

4. 근거문서, CRF(E) 작성 수정

1) 근거문서의 종류

- 실시기관 특이적

  의무기록, 처방전, 병리/실험실 결과지, 영상자료/판독 결과지

- 임상시험 계획서 특이적

  대상자 일기/ 설문지, 중앙실험실 관련 문서, IxRS 관련 문서, 워크시트

2) 의무기록 기재사항

- 시험대상자가 해당 임상시험에 참여하고 있다는 설명/ 시험대상자 등록번호

- 서면 동의 취득 절차 시험대상자의 신원/ 인구학적 정보 방문 번호 및 방문일자

- 과거 및 현재병력

 - 선정/ 제외기준 적합성 여부(Eligibility)

- 계획서 상의 유효성, 안전성 평가 결과 및 임상적 판단

- 이상반응 및 중대한 이상반응에 대한 상세정보

- 임상시험약 상세정보(처방전, 시험대상자별 투약기록지)

- 병용약물 상세정보(처방전, 시험대상자별 투약기록지)

- 치료중단/ 조기종료 시 사유

3) 증례기록서 작성 요건

 (1) 누가 증례기록서를 기록할지 결정

 (2) 증례기록서에 기록된 모든 자료들은 근거문서에서 입증되어야 한다. 

 (3) 피험자의 이름 및 병록번호는 증례기록서에 나타나서는 안되며 이니셜과 식별코드로 기록한다. 

 (4) 검은색 볼펜을 사용한다. 

 (5) 어떤 이유로 증례기록서의 일부를 작성할 수 없다면 공백으로 남겨둬서는 안되며, 수치를 적는 란도 자리 수 에 맞춰 "0"을 기록했는지 확인한다. 

 (6) 단위와 날짜 등이 증례기록서에서 요구하는 것에 따라 잘 기록되어 있는지 확인한다. 

 (7) 증례기록서가 수정 된 경우, 적절한 방법으로 수정되었는지 확인한다. 

 

5. SDV의 이해

1) SDV란?

= Source Data Verification(SDV,근거자료 대조작업)

근거문서 및 관련문서와 시험책임자가 보고한 증례기록서 상의 자료를 비교대조하여 상호일치 여부를 검증하는 작업

DATA Transcription이 정확하게 이뤄졌는지 확인하는 작업

2) SDV시 확인 사항

- 선정/제외기준

- 병용투여약물(Concurrent Medications)

- 이상반응

- 연구방문관련 절차

 

6. Good Documentation Practice

*ALCOAC법칙*

Attributable(귀속성) = 누가 기록을 작성 및 수정했는지 그 사실이 자료에 반영함.

Legible(읽을 수 있는) = 연구기록은 쉽게 읽을 수 있게 기록함

Contemporaneous(동시성) = 연구 관찰/결과는 관찰시점에 바로 기록되어야 하며, 문서에 서명이 추가된 경우에 서명은 항상 날짜와 함께 기재함.

Original(원본) = 동시성과 연결되는 것으로, 관찰/결과를 기록하는 최초의 장소, 가장 이른 기록함

Accurate(정확성) = 기록은 무엇을 실제 관찰했는지 높은 수준의 일관성으로 정직하게 작성함

Complete(완전성) = 연구자 및 기관은 적절하고, 정확하고 완전한 근거 문서를 유지, 근거문서를 통해 수행된 활동들을 완전히 재구성하고, 실제 일어난 일련의 과정에 대해 완전한 그림을 얻을 수 있어야 함