기본문서의 이해 및 관리 - 23년 임상시험 QA신규자 과정 공부 (국가임상시험지원재단)

1. 기본문서 관련 규정

1) 관련 규정

- 임상시험 기본문서와 관련하여 국제가이드라인으로는 ICH GCP E6가 있으며, 각 국가별로 해당 규정 존재

- 국내 관련 규정 및 가이드라인으로는 의약품 등의 안전에 관한 규칙과 시행규칙의 별표 4. 의약품 임상시험관리기준, 그리고 의약품 임상시험 기본문서 관리를 위한 가이드라인 존재

 

2) 기본문서의 정의와 기능

- 임상시험 기본문서는 임ㅅ아시험 수행과 그로부터 얻어진 자료의 품질에 대한 개별 또는 전체적 평가에 사용되는 모든 문서(전자문서 포함)

- 기본문서를 적절하게 정리, 보존함으로써 임상시험을 성곡적으로 관리할 수 있도록 하며, 의뢰자의 점검 및 규제당국의 실태조사의 검토 대상이 됨.

- 임상시험 진행단계(전, 중, 종료 후) 에 따라 확보되어야 하는 문서, 시험자/시험기관 및 의뢰자가 각각 보관해야 하는 문서가 존재

- 각 문서별 책임지는 규정에 따라 해당되는 문서 관리에 대한 책임 존재

 

2. 기본문서 관리 시 일반적 주의사항

1) 기본문서의 보관

- 기본문서는 ICH 지역에서 최종 시판 허가 후 또는 허가가 PENDING되거나 심사가 취소될 때까지 적어도 2년간 보관, 개발이 중단된 경우에도 최소 2년간 보관

- 관련규정의 요구사항이나 의뢰자와의 AGREEMENT에 따라 보관기간 연장 가능

- 의뢰자는 시험자/시험기관에게 문서를 더 이상 보존할 필요가 없음을 통보할 의무 존재

- 국내에서는 의약품 안전에 관한 규칙에 따라 제조판매, 수입 품목허가(변경허가를 포함한다)를 위한 임상시험 제조판매, 수입 품목 허가일로부터 3년간, 그 외의 임상시험은 시험의 완료일로부터 3년간 보관

 

3. 기본문서 보관의 중요성

- 기본문서란 임상시험의 수행과 그로부터 얻어진 자료의 질에 대하여 개별적 또는 전체적인 평가가 가능하도록 해주는 문서를 말함. 

- 기본문서의 중요한 기능

 (1) 시험책임자/시험기관 및 의뢰자가 기본문서를 적절하게 정리, 보존함으로써 시험책임자, 의뢰자 및 모니터요원이 임상시험을 성공적으로 관리하는데 많은 도움을 줌

 (2) 기본문서들은 임상시험이 타당하게 수행되었고 수집된 자료가 정확함을 확인하기 위해 의뢰자가 독립적으로 실시하는 점검 및 식약처장이 실시하는 실태조사의 검토 대상이 됨. 

- 의약품 임상시험 기본문서 관리를 위한 가이드라인에 따르면 기본문서는 임상시험 진행 단계별 보존 및 정리되어야 하는 최소한의 기본문서 리스트를 제시하고 있으며, 이들 개별문서들은 쉽게 확인할 수 있다는 전제하에 문서들의 조합이 가능함

 

4. 임상시험 진행 단계별 기본문서의 종류, 목적 및 문서별 보관 장소(보관책임자)

1) 임상시험 실시 전에 확보되어야 하는 기본문서

- 의뢰자만 보관 문서 = 임상시험용 의약품의 용기 및 포장에 첨부되는 표시기재사항의 견본, 배달/운송된, 임상시험용의약품의 품질관리증명서(Certificate of Analysis), 무작위 배정코드명단, 임상시험 실시 전 모니터링 보고서

2) 임상시험 실시 중에 확보되어야 하는 기본문서

- 시험기관/시험책임자만 보관 문서 = 서명된 동의서, 근거문서, 서명과 기재 날짜가 포함된 완결 증례기록서(사본), 증례기록서 수정에 관한 문서(사본), 시험대상자 식별코드 명단(Subject identification code lise), 시험대상자 등재기록(subject enrollment log)

- 의뢰자만 보관 문서 = 새롭게 제조된 임상시험용의약품의 품질관리증명서(certificate of analysis),모니터링 방문 보고서, 서명과 기재 날짜가 포함된 완결 증례기록서(월본), 증례기록서 수정에 관한 문서(원본)

3) 임상시험 실시 후에 확보되어야 하는 기본문서

- 시험기관/시험책임자만 보관 문서= 임상시험을 완료(조기종료나 중도탈락 포함)한 시험대상자식별코드 명단

- 의뢰자만 보관 문서 = 점검확인서, 임상시험 종료 모니터링 보고서, 치료군 배정 및 눈가림 해제에 대한 문서

 

5. 규정에서 요구하는 역할 이해 및 기본문서 파일 구성

1) 모니터의 역할

- 임상시험 실시 전 = TMF 준비, 기본문서 수집/파일링, 시험자에게 기본문서 관리 및 보관에 대한 의무사항을 알림

- 임상시험 실시 중 = TMF update, 정기적인 TMF 점검, 기본문서 수집 상황 tracking

- 임상시험 종료 후 = 종료방문시 모든 기본문서가 적절히 수집/보관되었는지 최종 점검, TMF 보관기간 확인하고 시험기관과 의뢰자의 보관 장소에 규정에 따라 보관될 수 있도록 확인

 

2) 기본문서 파일 구성

- 의뢰자 보관용 = 임상시험 전반의 기본문서(protocol,식약처 승인서 등)를 보관하는 general file, 시험기관별로 필요한 기본문서(IRB승인서, 실험실 인증서, 시험자 이력서 등)를 보관하는 site file,경우에 따라서는 e-CRF, 설문지 등 시험대상자 관련 문서를 보관하는 subject file로 분류

- 연구자 보관용 = 흔히 investigator study file(ISF)라 불리며, 각 임상시험 기관에서 수집되는 기본문서 파일을 보관하는 파일(임상시험 계획서, 동의서, IRB승인서, 실험실 인증서, 시험자 이력서 등)